ঢাকা, বুধবার,২৭ সেপ্টেম্বর ২০১৭

প্রযুক্তি দিগন্ত

ই-মেইল ব্যবহারের সময় অপচয় রোধ করুন

০৬ মে ২০১৭,শনিবার, ০০:০০


প্রিন্ট

সম্প্রতি মার্কিন কর্মীদের ই-মেইল ব্যবহার নিয়ে এক জরিপ চালিয়েছিল সংবাদ সংস্থা রয়টার্স। অবাক করার বিষয় হলো জরিপে দেখা গেছে, ২০১৫ সালে ই-মেইলের পেছনে কর্মীরা দৈনিক ৬ দশমিক ৩ ঘণ্টা ব্যয় করেছেন। এর মধ্যে ৩ দশমিক ২ ঘণ্টা ওয়ার্ক ই-মেইল ও ৩ দশমিক ১ ঘণ্টা গেছে ব্যক্তিগত বার্তা আদান-প্রদানে। ব্যস্ত জীবনে ৬ ঘণ্টা খুব একটা কম সময় নয়। তবে ই-মেইল ব্যবহারে কিছু নিয়মনীতি মেনে চললেই সময় অপচয় রোধ করা সম্ভব। এ জন্য অবশ্যই ই-মেইলের শিরোনামটি হওয়া উচিত স্পষ্ট ও সংপ্তি। শিরোনামেই আঁচ পাওয়া যাবে ই-মেইলের বিষয়বস্তু সম্পর্কে। ফলে ই-মেইলটি ফাইল করে রাখা প্রাপকের জন্য সহজ হবে। পাশাপাশি প্রয়োজন মতো অনায়াসে খুঁজেও নিতে পারবেন। ই-মেইল পাঠানোর সময় প্রেরকের কিছু বিষয় ল রাখা উচিত। নির্দিষ্ট সময়ে প্রাপকের কাছ থেকে বার্তার উত্তর চান, নাকি অন্য কোনো কারণ রয়েছে ই-মেইল পাঠানোর? তাই ই-মেইল শেষ হওয়া উচিত একটি সারাংশ দিয়ে। আর ই-মেইলের বিষয়বস্তু সংপ্তি কিন্তু অর্থবহ হতে হবে।
ই-মেইলে তথ্যের পুনরাবৃত্তি হলো কি না, সে দিকে ল রাখা উচিত। আপনার ই-মেইলের শেষে একটি সিগনেচার ফাইল রাখা উচিত। এতে প্রেরকের সঙ্গে প্রাপক সহজেই যোগাযোগ করতে পারবেন। অটোমেটিক সিগনেচার সৃষ্টির অপশন রয়েছে জিমেইলে। ‘সেটিং’ অপশনের ‘জেনারেল ট্যাব’-এ গিয়ে পাওয়া যায় ‘সিগনেচার’ সেকশন। সেখানে থাকা বক্সে স্বারটি টাইপ করলেই হবে। এরপর স্বয়ংক্রিয়ভাবেই প্রতিটি ই-মেইলের নিচে যোগ হয়ে যাবে। অনেক সময় একই ই-মেইল একাধিকবার পাঠাতে হয়। সে েেত্র কিছু তাৎণিক প্রতিক্রিয়া তৈরি করে রাখতে পারেন। এতে নতুন করে কিছু লেখার প্রয়োজন পড়ে না।

 

 

Logo

সম্পাদক : আলমগীর মহিউদ্দিন

প্রকাশক : শামসুল হুদা, এফসিএ

১ আর. কে মিশন রোড, (মানিক মিয়া ফাউন্ডেশন), ঢাকা-১২০৩।
ফোন: ৫৭১৬৫২৬১-৯

© সর্বস্বত্ব স্বত্বাধিকার সংরক্ষিত | নয়া দিগন্ত ২০১৫